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Prompt pour rédiger une note d'aide à la décision
Un prompt pour transformer vos notes en note de décision de dirigeant : problème, options, critères, risques, recommandation. Et ce qu'il faut vérifier.
Mis à jour le
Une note d'aide à la décision tient en deux pages : le problème, les options possibles, les critères pour les comparer, les risques de chacune, puis une recommandation. Le prompt ci-dessous transforme vos notes en vrac (devis, chiffres, échanges de mails) en une note de ce type, en obligeant l'assistant à séparer ce que vous lui avez donné de ce qu'il suppose. Vous gardez la décision ; il vous fait gagner le temps de la mise en forme et vous signale les trous du raisonnement.
Le prompt de base : de vos notes à la note
À utiliser quand vous devez trancher entre deux ou trois options et en parler à un associé, à un comité ou à votre expert-comptable.
Tu es un directeur administratif et financier qui prépare une note d'aide à la décision pour le dirigeant d'une PME.
Voici mes éléments :
<elements>
[coller : notes, extraits de devis, chiffres arrondis, échanges utiles — sans noms de personnes]
</elements>
Contexte :
- Entreprise : [activité, effectif, chiffre d'affaires approximatif]
- Décision à prendre : [exemple : acheter ou louer une deuxième machine]
- Date limite pour décider : [JJ/MM/AAAA]
- Destinataires de la note : [associés / comité de direction / moi seul]
Tâche : rédige une note de deux pages au plus avec :
1. Le problème en trois phrases : ce qui se passe, pourquoi il faut décider maintenant.
2. Les options (deux à quatre), y compris « ne rien changer ».
3. Un tableau qui compare les options sur ces critères : [coût, trésorerie, délai, risque, effet sur l'équipe].
4. Les risques principaux de chaque option.
5. Ta recommandation, avec ce qui te ferait changer d'avis.
Contraintes : n'utilise que les chiffres présents dans mes éléments. Marque « hypothèse » tout ce que tu supposes. S'il te manque une information indispensable, pose-moi tes questions avant de rédiger.
À vérifier dans la réponse :
- Chaque chiffre du tableau se retrouve dans vos éléments. Un montant qui n'y figure pas est une invention, même s'il paraît raisonnable.
- L'option « ne rien changer » est traitée sérieusement, avec ses propres coûts.
- La recommandation dit ce qui la ferait changer. Sans cela, elle n'est qu'un avis.
Muscler la note : le contradicteur
Une fois la note écrite, demandez à l'assistant de l'attaquer. C'est souvent là qu'il est le plus utile.
Relis la note ci-dessus comme un associé sceptique qui doit voter contre.
Donne les cinq objections les plus solides, de la plus grave à la moins grave.
Pour chacune : ce qui, dans la note, la rend possible, et l'information qui permettrait d'y répondre.
Ne propose pas de nouvelles options, critique seulement.
Vous pouvez ensuite compléter la note avec les réponses, ou décider de reporter la décision le temps d'obtenir l'information manquante.
Quand la décision est urgente
Pour une décision à prendre dans la journée (accepter une commande hors norme, remplacer un salarié absent sur un chantier), la note complète est trop lourde. Demandez une version courte :
J'ai une décision à prendre avant [heure] : [décrire en deux phrases].
Les deux options que je vois : [A] et [B].
Donne-moi pour chacune : ce que je gagne, ce que je risque, ce qui est réversible ou non.
Réponds en dix lignes au plus et termine par la question que je dois me poser avant de choisir.
Les informations à donner à l'assistant
| Information | Pourquoi elle compte |
|---|---|
| La date limite de décision | Elle change l'option « attendre » |
| Les contraintes non négociables (trésorerie minimale, engagement client) | Elles éliminent des options d'emblée |
| Ce qui a déjà été essayé | Évite que l'assistant propose ce qui a échoué |
| Les personnes concernées, par fonction | Fait apparaître l'effet sur l'équipe |
| Les chiffres arrondis | Suffisent pour comparer, et limitent ce que vous exposez |
La documentation d'Anthropic recommande de placer les longs documents en haut du prompt, avant les consignes, et de les encadrer de balises comme <elements> : l'assistant distingue alors mieux vos pièces de vos instructions.
Ce que l'assistant ne sait pas de votre entreprise
Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas connaître vos décisions passées, vos contrats ni vos chiffres : sans ces éléments dans la conversation, il comble les vides avec des généralités plausibles. Pour une note de décision, c'est le principal risque. Donnez-lui l'historique utile en quelques lignes et gardez dans un même document les notes déjà rédigées, pour pouvoir les lui redonner. Pour un outil d'IA à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez aussi découvrir ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.
Sur un assistant grand public, la CNIL demande de ne pas saisir d'informations confidentielles. Une note de décision en contient presque toujours : remplacez les noms de clients et de salariés par des lettres ou des fonctions, et retirez ce qui n'est pas nécessaire au raisonnement, comme un projet de rachat non annoncé.
Pour confronter la décision à ce qui pourrait mal tourner, enchaînez avec la méthode pre-mortem.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il choisir l'option à ma place ?
Il peut proposer une recommandation, mais le prompt de cette page lui demande de la justifier critère par critère et de dire ce qui la ferait changer. La décision reste la vôtre, et c'est à vous de vérifier chaque chiffre.
Quelle longueur viser pour une note de décision ?
Deux pages au plus. Si la note dépasse, mettez les calculs et les devis en annexe et gardez dans la note le problème, les options, la comparaison et la recommandation.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :