Combien de priorités garder pour une semaine ?

Trois au plus. Le prompt de cette page demande à l'assistant de n'en garder que trois et de dire ce qu'il a écarté, pour que le choix reste visible.

Faut-il donner son agenda à l'assistant ?

Donnez seulement les créneaux déjà pris et leur durée, sans le nom des personnes rencontrées. Cela suffit pour qu'il vérifie si le planning est réaliste.

Prioriser ses tâches de dirigeant : prompts pour la semaine

Pour prioriser vos tâches de la semaine avec un assistant d'IA, videz d'abord votre tête : collez la liste complète, sans tri, avec les échéances que vous connaissez et les créneaux déjà pris dans votre agenda. Le prompt ci-dessous lui demande de classer chaque tâche (à faire vous-même, à déléguer, à planifier plus tard, à abandonner), de garder trois priorités, puis de vérifier que votre semaine peut réellement les contenir. Le dernier point est celui que l'on oublie le plus souvent.

Le prompt du lundi matin

Tu es le bras droit d'un dirigeant de PME. Ton rôle est de l'aider à protéger son temps.

Ma liste de tâches, en vrac :
<taches>
[coller : une tâche par ligne, avec l'échéance si elle existe]
</taches>

Mon agenda de la semaine :
<agenda>
[coller : créneaux déjà pris et leur durée, sans noms — exemple : mardi 9 h-12 h réunion de chantier]
</agenda>

Contexte :
- Mon rôle et ce que je suis seul à pouvoir faire : [exemple : signer, rencontrer les gros clients, arbitrer les budgets]
- Les personnes à qui je peux déléguer, par fonction : [assistante, responsable d'atelier, comptable externe…]
- L'objectif de l'année auquel la semaine doit servir : [une phrase]

Tâche :
1. Classe chaque tâche dans un tableau : la faire moi-même / déléguer (à qui) / planifier plus tard (quand) / abandonner ou refuser.
2. Garde trois priorités pour la semaine, pas plus, et explique en une phrase chacune pourquoi.
3. Place ces priorités dans mon agenda en trouvant des créneaux libres réalistes.
4. Dis-moi si la semaine est surchargée et ce qu'il faudrait retirer.

Contraintes : ne crée aucune tâche nouvelle. Si une échéance est floue, demande-la-moi.

À vérifier dans la réponse :

Les tâches « à déléguer » vont à quelqu'un qui en a vraiment la compétence et le temps. L'assistant ne connaît pas la charge de votre équipe.
Les créneaux proposés tiennent compte des trajets et du temps de préparation. Une réunion de deux heures à 9 h n'autorise pas un appel important à 11 h 05.
Rien d'important n'a disparu entre la liste et le tableau. Comptez les lignes.

Distinguer l'urgent de l'important

Le tri le plus connu croise deux questions : la tâche est-elle urgente ? est-elle importante pour les objectifs de l'entreprise ? Demandez à l'assistant de l'appliquer, mais en justifiant :

Classe mes tâches dans quatre cases : urgent et important / important non urgent / urgent non important / ni l'un ni l'autre.
Pour chaque tâche, écris la raison du classement en quelques mots.
Signale les tâches « urgentes » qui ne le sont que parce que quelqu'un d'autre les a présentées ainsi.

Case	Ce que l'on en fait	Exemple dans une PME
Urgent et important	Vous-même, cette semaine	Répondre à la réclamation d'un gros client
Important non urgent	Planifier un créneau protégé	Préparer le recrutement du printemps
Urgent non important	Déléguer	Commander des fournitures en rupture
Ni l'un ni l'autre	Abandonner	Relire un document déjà validé par l'équipe

La deuxième case est celle qui disparaît quand on ne la protège pas. Demandez explicitement à l'assistant de lui réserver au moins un créneau.

Préparer la délégation

Une tâche déléguée sans consigne revient souvent sur votre bureau. Une fois le tri fait :

Pour chaque tâche que j'ai décidé de déléguer, rédige un message court à la personne concernée :
- ce qu'il faut faire et pourquoi c'est utile ;
- le résultat attendu et l'échéance ;
- ce qu'elle peut décider seule et ce qu'elle doit me soumettre.
Ton cordial et direct, cinq lignes au plus par message. Laisse [prénom] à compléter.

Le bilan du vendredi

Voici mes trois priorités de la semaine et ce qui a été fait :
<bilan>[coller]</bilan>
Dis-moi ce qui a avancé, ce qui a bloqué et pourquoi d'après mes notes, et ce qui doit passer en priorité la semaine prochaine.
Termine par une question pour m'aider à mieux protéger mon temps.

En gardant chaque bilan dans un même document, vous verrez au bout d'un mois ce qui revient chaque semaine sans jamais avancer : c'est souvent le signe d'une tâche à déléguer pour de bon, ou à abandonner.

Ce que vous collez dans l'assistant

Une liste de tâches de dirigeant en dit long : un salarié à recadrer, un client en difficulté, une négociation en cours. Rédigez les lignes de façon neutre (« entretien avec un salarié de l'atelier » plutôt que son nom et le motif) : pour trier et planifier, l'assistant n'a besoin que de la nature de la tâche, de sa durée et de son échéance.

Pour une tâche qui demande une vraie réflexion, passez à la note d'aide à la décision.