Combien de sujets traiter pendant un séminaire d'une journée ?

Deux ou trois grandes questions, pas davantage. Le prompt du programme demande à l'assistant de prévoir du temps de décision après chaque sujet, ce qui limite vite le nombre de sujets.

Faut-il un animateur extérieur ?

Ce n'est pas obligatoire. Si le dirigeant anime lui-même, il a intérêt à confier la prise de notes et la tenue du temps à un autre participant, pour pouvoir écouter.

Organiser un séminaire de direction : prompts de préparation

Un séminaire de direction réussi tient en trois choses écrites à l'avance : deux ou trois questions auxquelles l'équipe doit répondre d'ici la fin de la journée, un programme minuté qui garde du temps pour décider, et une façon de recueillir l'avis de chacun avant le jour J. Un assistant d'IA aide à préparer ces trois documents, à concevoir les exercices et à mettre au propre les suites. Le séminaire lui-même reste une affaire de personnes : l'assistant n'y assiste pas, et ses propositions sont à adapter à votre équipe.

Fixer les questions du séminaire

Tout commence par ce que vous voulez avoir décidé ou clarifié le soir même. Sans cela, la journée devient une suite de présentations.

Tu es un dirigeant qui a animé de nombreux séminaires de direction dans des PME.

Ma situation :
<situation>
[l'entreprise en quelques lignes, l'équipe de direction par fonction, ce qui se passe en ce moment (croissance, perte d'un client, réorganisation, succession à préparer), ce qui me préoccupe]
</situation>

Format prévu : [une journée / deux jours], [au bureau / à l'extérieur], [nombre] participants.

Tâche :
1. Propose cinq questions possibles pour ce séminaire, formulées de façon à appeler une décision ou un choix (et non « faire le point sur… »).
2. Pour chacune, ce que l'équipe devrait avoir produit à la fin (une décision, une liste de priorités, un responsable désigné…).
3. Recommande les deux ou trois à garder, et explique pourquoi.
Pose-moi tes questions si ma situation n'est pas assez claire pour choisir.

À vérifier dans la réponse :

Chaque question appelle un résultat concret. « Notre stratégie commerciale » n'est pas une question ; « Quels deux marchés abandonnons-nous l'an prochain ? » en est une.
Les questions retenues sont vraiment les vôtres. L'assistant ne connaît de votre entreprise que les lignes que vous lui avez données.

Construire le programme minuté

À partir des questions retenues, construis le programme de la journée, de [heure de début] à [heure de fin], pause déjeuner comprise.
Pour chaque séquence : horaire, objectif, format (tour de table, travail en binôme, présentation courte, décision), qui anime, ce qui doit en sortir.
Règles :
- après chaque question, une séquence de décision explicite ;
- aucune présentation de plus de [15] minutes ;
- une séquence finale de 45 minutes pour récapituler les décisions, les responsables et les dates.
Présente le programme sous forme de tableau.

Relisez le programme en vous demandant où la journée risque de déborder. Les tours de table prennent presque toujours plus de temps que prévu : demandez à l'assistant une version de secours où une séquence est raccourcie ou supprimée.

Faire parler chacun avant le jour J

Un court questionnaire envoyé une semaine avant permet à chacun de réfléchir seul et évite que les plus à l'aise occupent tout le temps de parole.

Rédige un questionnaire de cinq questions ouvertes à envoyer aux participants une semaine avant le séminaire, sur les questions retenues.
Ajoute une phrase d'introduction qui explique pourquoi on le demande et comment les réponses seront utilisées.
Les questions doivent inviter à des avis francs et à des exemples concrets, pas à des généralités.

Une fois les réponses reçues :

Voici les réponses des participants, sans leurs noms : [coller].
Fais une synthèse d'une page : les points sur lesquels tout le monde s'accorde, les désaccords, les idées citées une seule fois mais qui méritent d'être discutées.
Ne tranche aucun désaccord. Cite les réponses mot pour mot quand tu les résumes.

Concevoir les exercices

Besoin	Exercice possible	Ce que l'assistant peut préparer
Faire émerger des risques	Pre-mortem : « le projet a échoué, pourquoi ? »	La consigne et la grille de tri
Choisir entre plusieurs priorités	Vote pondéré sur des critères communs	La liste des critères et le tableau de vote
Sortir d'un débat qui tourne en rond	Chacun défend l'option qu'il ne préfère pas	La consigne et les règles de temps
Répartir les responsabilités	Tableau « qui décide, qui fait, qui est consulté »	Le modèle vide, rempli avec vos priorités

Pour la séquence « [titre] », propose un exercice de [durée] minutes pour [nombre] participants.
Donne : la consigne exacte à lire à voix haute, le matériel nécessaire, le déroulé minute par minute, ce que doit produire le groupe.
L'exercice doit fonctionner sans animateur extérieur.

Pour l'exercice des risques, la page méthode pre-mortem donne un déroulé complet.

Mettre au propre les suites du séminaire

Voici les notes prises pendant le séminaire : [coller, sans données personnelles].
Rédige un document de suites d'une page : les décisions prises (avec la formulation exacte retenue), pour chacune un responsable (par fonction) et une échéance, les questions restées ouvertes et la date à laquelle on les reprendra.
Ne transforme pas une idée discutée en décision : si mes notes sont ambiguës, signale-le.

Envoyez ce document dans les deux jours, tant que chacun se souvient des échanges. Les décisions qui touchent la stratégie peuvent ensuite rejoindre votre plan stratégique sur une page.

Ce que vous confiez à l'assistant

Un séminaire de direction fait remonter des avis francs sur des personnes, des projets non annoncés et des chiffres internes. Pour préparer le programme, l'assistant n'a besoin que des fonctions et des grandes questions. Pour la synthèse du questionnaire, retirez les noms et les détails qui permettraient de reconnaître l'auteur d'une réponse : les participants ont répondu pour leurs collègues, pas pour un service en ligne. La CNIL recommande de ne soumettre à un outil d'IA générative grand public que des informations que vous êtes autorisé à partager.